Datenschutzerklärung

Für wen diese Erklärung gilt

Triachat verbindet ein Website-Chat-Widget, ein Dashboard, Telegram-Bots für Teams, Telegram Business, angebundene Messenger und E-Mail, Smart AI und APIs. Diese Erklärung beschreibt Daten von Besuchern, Kunden des Dienstes und Teammitgliedern. Die Verarbeitung hängt von den aktivierten Kanälen und Funktionen ab.

Betreiber des Dienstes ist TriaChat Inc., Delaware, USA. Sie erreichen uns unter connect@triachat.com. Bei Konten, Abrechnung und eigenem Support bestimmt TriaChat Inc. die Verarbeitungszwecke. Bei Gesprächen von Besuchern übernimmt der Website- oder Kanalinhaber diese Rolle; Triachat verarbeitet Daten nach dessen Weisungen. Diese Erklärung ergänzt die Datenschutzhinweise dieses Inhabers.

Daten, die der Dienst erhält

• Konto und Team: Telegram ID, Name und Benutzername, Arbeitsbereich, Rollen, Einstellungen und Anmeldeverlauf.
• Gespräche: Nachrichten, Antworten, Anhänge, Sprachaufnahmen, Reaktionen, Zustellinformationen und von Ihnen angegebene Kontaktdaten.
• Technische Daten: IP-Adresse, Sprache, Zeitzone, Seitenadresse und Kennung zur Fortführung des Chats. Bei der Anmeldung im Dashboard werden auch Browserinformationen verarbeitet. Website-Betreiber können die IP-Adresse eines Besuchers sehen.
• Verbundene Dienste: Nutzerkennungen und verfügbare Profile, Bestell- und Produktinformationen, Wissensdatenbanken, KI-Anweisungen und Verbindungseinstellungen im Rahmen der erteilten Berechtigungen.
• Abrechnung: Tarife, Bestellungen, Beträge, Zahlungsstatus und Zahlungskennungen sowie Angaben für den Abgleich und Erstattungen. Bei Zahlungsprüfungen gehören dazu auf Anfrage bereitgestellte Angaben zum Zahler, Zahlungsmittel und zur Herkunft der Mittel sowie vom Zahlungsanbieter übermittelte Prüfstatus und Ergebnisse.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verwenden Daten für die Anmeldung, Nachrichtenzustellung, Antworten durch Team und KI, Übersetzung, Integrationen, Nutzungsabrechnung und Rechnungsstellung, Support sowie Schutz vor Missbrauch. Zahlungsprüfungen dienen der Verhinderung von Betrug, Geldwäsche und Verstößen gegen geltende Beschränkungen.

Je nach Zweck und geltendem Recht beruht die Verarbeitung auf Vertragserfüllung, rechtlichen Verpflichtungen, berechtigten Interessen am Betrieb und Schutz des Dienstes oder Einwilligung. Für optionale Funktionen wird die Einwilligung, soweit erforderlich, gesondert eingeholt. Website- und Kanalinhaber sind für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Gespräche ihrer Kunden und die notwendigen Hinweise verantwortlich.

Telegram, Business, Messenger und E-Mail

Nachrichten werden an Kanäle, Gruppen und Themen weitergeleitet, die der Inhaber verbunden hat. Der Inhaber verwaltet Teammitglieder und Berechtigungen. Telegram Business verarbeitet Chats und Ereignisse, die dem Bot im Rahmen der erteilten Berechtigungen zugänglich sind.

E-Mail-Verbindungen empfangen und versenden Nachrichten und Anhänge. Berechtigungen können ein Postfach umfassen; ihr Umfang wird bei der Autorisierung angezeigt. Sie können den Zugriff beim Anbieter widerrufen oder die Integration trennen.

Telegram, WhatsApp, Viber und E-Mail-Dienste arbeiten nach eigenen Regeln. Das Trennen eines Kanals löscht keine Nachrichten, die bereits an die Konten der Teilnehmer zugestellt wurden.

KI, Übersetzung und Gedächtnis

Für unseren KI-Agenten verwenden wir OpenAI. Bei aktivierten KI-Funktionen werden Nachrichten und der notwendige Gesprächskontext, Anweisungen, Auszüge aus Wissensdatenbanken und autorisierte Integrationsdaten an OpenAI gesendet. Funktionen für Bilder, Dokumente oder Sprache übertragen auch die jeweiligen Materialien zur Verarbeitung.

Die Übersetzung kann einen gesonderten, für diese Funktion konfigurierten Anbieter nutzen. Externe Anbieter verarbeiten Daten nach ihren Bedingungen und den Bedingungen unserer Anbindung.

Bei aktiviertem Lernen kann der Dienst Erkenntnisse und Korrekturen in der Wissensdatenbank des Kunden speichern. „Kunden merken“ speichert eine kurze Übersicht früherer Interaktionen bis zu 90 Tage nach dem letzten Gespräch. Sie können dies deaktivieren und das Vergessen anfordern. Diese Funktionen bedeuten kein Training des zugrunde liegenden OpenAI-Modells.

KI kann Fehler machen. Prüfen Sie wichtige Entscheidungen zu Bestellungen, Zahlungen und Zugriff mit einem Menschen; Sie können einen Mitarbeiter bitten, am Gespräch teilzunehmen.

Wer Daten erhält

Daten sind dem Website- oder Kanalinhaber und seinem berechtigten Team zugänglich. Für den Betrieb nutzen wir OpenAI sowie Anbieter für Hosting, technische Infrastruktur, Übersetzung, Zahlungs- und E-Mail-Dienste; Daten werden auch an vom Kunden verbundene Messenger und Systeme übertragen. Jeder Empfänger erhält die für die jeweilige Funktion notwendigen Informationen. Zahlungsprüfungen können die Weitergabe erforderlicher Informationen an den Zahlungsanbieter umfassen. Fordert der Anbieter Dokumente direkt an, beschreibt auch seine Datenschutzerklärung deren Verarbeitung.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben Gespräche nicht für Werbung weiter. Eine Offenlegung kann gesetzlich vorgeschrieben sein oder in gesetzlich erlaubten Fällen dem Schutz von Rechten dienen. Daten können außerhalb Ihres Landes verarbeitet werden; für solche Übermittlungen gelten die gesetzlich vorgeschriebenen Schutzmaßnahmen.

Speicherfristen

Daten werden so lange aufbewahrt, wie dies für die jeweilige Funktion, die Erfüllung von Verpflichtungen und die Bearbeitung von Anfragen erforderlich ist. Gespräche werden vorübergehend verarbeitet; Triachat ist kein dauerhaftes Gesprächsarchiv.

• Chat und KI: bei Standardeinstellungen dauert eine Websitzung bis zu 24 Stunden nach ihrer letzten Verlängerung durch Aktivität; das aktuelle KI-Gesprächsgedächtnis bleibt 1–24 Stunden nach der letzten Aktualisierung erhalten und wird beim Schließen gelöscht. Die vorübergehenden Verarbeitungsfristen hängen vom Kanal und den Einstellungen ab. Inhalte von Telegram Business bleiben standardmäßig 1 Tag erhalten.
• In Ihrem Browser: der Widget-Verlauf bleibt bis zu 7 Tage erhalten oder bis Sie ihn löschen.
• E-Mail: vorübergehende Nachrichteninhalte bleiben bis zu 72 Stunden erhalten; Entwürfe bis zu 7 Tage, mit Bereinigung nach 24 Stunden Inaktivität.
• Gedächtnis und Wissen: eine Übersicht unter „Kunden merken“ bleibt bis zu 90 Tage nach dem letzten Gespräch erhalten. Wissen wird gesondert gespeichert; das Löschen eines Eintrags beendet dessen Nutzung, während der Korrekturverlauf bis zum Löschen des KI-Profils oder der Website erhalten bleibt.
• Konten, Abrechnung, Unterlagen zu Zahlungsprüfungen und technische Aufzeichnungen: solange sie für den Dienst, Sicherheit, Buchhaltung, Streitbeilegung und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben erforderlich sind.

Gesprächsdaten werden nicht in Triachat-Sicherungskopien gespeichert. Nachrichten in Telegram, anderen Messengern und den Postfächern der Teilnehmer werden nach den Regeln dieser Plattformen und Kontoinhaber aufbewahrt.

Cookies und Browserspeicher

Das Dashboard nutzt ein Sitzungscookie und Mechanismen zum Schutz von Anfragen für die Anmeldung. Ihr Browser speichert außerdem Sprache, Design und weitere Oberflächeneinstellungen. Das Widget nutzt lokalen Speicher für die Fortführung des Chats, den Verlauf sowie Ton- und Spracheinstellungen.

Sie können den Browserspeicher löschen oder einschränken; dadurch können Sie abgemeldet, der lokale Verlauf entfernt oder die Fortführung des Chats unterbrochen werden. Die Speicherfrist des Widget-Verlaufs gilt nicht für jede Browsereinstellung. Website-Inhaber sind für erforderliche Einwilligungen in optionalen Speicher und Analysen durch Dritte verantwortlich.

Ihre Rechte und Löschung

Je nach geltendem Recht können Sie Auskunft, eine Kopie, Berichtigung, Löschung oder Datenübertragbarkeit verlangen, die Verarbeitung einschränken oder ihr widersprechen, eine Einwilligung widerrufen und sich bei einer zuständigen Datenschutzbehörde beschweren. Der Widerruf einer Einwilligung berührt die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung nicht.

Schreiben Sie an connect@triachat.com. Bei Gesprächen über die Website oder den Kanal eines anderen Unternehmens können Sie sich auch an dessen Inhaber wenden; wir unterstützen ihn bei der Erfüllung von Anfragen. Zum Schutz der Daten müssen wir gegebenenfalls Ihre Verbindung zu einem Konto oder Gespräch überprüfen.

• „Chat löschen und verlassen“ entfernt den lokalen Verlauf und beendet das Gespräch.
• „Mich merken“ und Anfragen zum Vergessen steuern das KI-Gedächtnis.
• Die Deaktivierung eines Kontos beendet den Zugriff; Anträge auf Löschung von Kontodaten werden unter Beachtung vorgeschriebener Aufbewahrung gesondert bearbeitet.

Diese Maßnahmen löschen Nachrichten nicht automatisch aus den Telegram-Konten oder Postfächern anderer Teilnehmer. Auch das reguläre Ende einer Business-Sitzung zieht zugestellte Kopien nicht zurück. Anfragen werden innerhalb der geltenden gesetzlichen Fristen bearbeitet.

Sicherheit und Kundenpflichten

Wir verwenden geschützte Verbindungen, Zugriffskontrollen und getrennte Arbeitsbereiche; Verbindungsgeheimnisse werden durch Verschlüsselung geschützt. Der Zugriff ist auf das für die Aufgabe erforderliche Maß beschränkt.

Kunden sollten ihre Telegram-Konten und Schlüssel schützen, notwendige Berechtigungen vergeben und ehemaligen Teammitgliedern den Zugriff unverzüglich entziehen. Informieren Sie uns bei Verdacht auf ein Datenleck oder unberechtigten Zugriff.

Alter der Nutzer

Das Triachat-Dashboard ist für Personen bestimmt, die rechtlich selbstständig einen Vertrag abschließen oder für eine Organisation handeln dürfen. Website- und Kanalinhaber müssen das Alter ihrer Zielgruppe berücksichtigen und erforderlichenfalls die Erlaubnis eines gesetzlichen Vertreters einholen. Wurden Daten eines Kindes unrechtmäßig bereitgestellt, informieren Sie den jeweiligen Kanalinhaber und den Betreiber des Dienstes.

Betreiber, Anfragen und Änderungen

Betreiber ist TriaChat Inc., Delaware, USA. Bei Fragen zu Daten und Anfragen nach dieser Erklärung schreiben Sie an connect@triachat.com. Sie benötigen kein Konto, um uns zu kontaktieren.

Wir aktualisieren diese Erklärung bei Änderungen des Dienstes und geben das Änderungsdatum an. Wesentliche Änderungen werden über verfügbare Dienstkanäle mitgeteilt; eine neue Einwilligung wird gesondert eingeholt, wenn dies gesetzlich erforderlich ist. Die Nutzung des Dienstes ist in den Nutzungsbedingungen beschrieben.